ma 10/10/2022 - 21:35 Raadszaal
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de goedkeuring van de jaarrekening 2021.
Gemeenten en OCMW's kunnen geconfronteerd worden met klachten over hun dienstverlening. Het ultieme doel van een procedure rond klachtenbehandeling is het verzoenen van standpunten en het verbeteren van de dienstverlening (link met kwaliteitsmanagement).
Het systeem van klachtenbehandeling wordt zowel voor de gemeente als voor het openbaar centrum van maatschappelijk welzijn georganiseerd op het ambtelijke niveau en is maximaal onafhankelijk van de diensten waarop de klachten betrekking hebben. De algemeen directeur neemt dat op in het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 218.
Het huidige reglement klachtenbehandeling dateert van 11 oktober 2007. Het werd opgefrist in het licht van de bepalingen in het decreet lokaal bestuur en het jaarverslag 2021 van de Vlaamse Ombudsdienst 'Ombudswerk binnen een mozaïek'. In de update staan volgende principes voorop:
Goedkeuring wordt gehecht aan een update van het reglement klachtenbehandeling.
Het Decreet over het Lokaal Bestuur laat toe dat lokale besturen akten en documenten op elke informatiedrager plaatsen mits een duurzame bewaring en toegankelijkheid ervan.
De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de opmaak, de ondertekening en het bewaren van de notulen. Registers in digitale vorm opmaken, is ook mogelijk. Dit alles uiteraard op voorwaarde dat deze voldoen aan de regels die worden opgelegd door de Vlaamse overheid.
Tot op heden worden de notulen en registers opgemaakt via een digitale toepassing inzake notulenbeheer, en aanvullend bewaard in papieren registers. De voorbije jaren werden stappen gezet om de notulen en verslagen van alle vergaderorganen in eenzelfde digitale toepassing te beheren en te bewaren, gecertificeerd door de Vlaamse overheid.
De eerstvolgende logische stap is dan ook om ook de archivering van notulen en verslagen nog enkel op digitale wijze te laten plaatsvinden. Wel is het belangrijk te weten dat in de toekomst een bijkomende duurzame archivering van notulen en verslagen in het Digitaal Archief Vlaanderen nodig zal zijn, zoals voorzien door het Agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid, met toepassingen als het Serieregister, het E-depot, het Archief Vlaanderen, het Archiefportaal en Depotbeheer, ...
Er kan dan ook worden geconcludeerd dat Dilsen-Stokkem aan alle randvoorwaarden voldoet om te kunnen overstappen naar louter digitale registers die ook digitaal ondertekend worden, en per 1 januari 2023 geen papieren notulenboeken meer zal opmaken.
Kennisneming van het besluit algemeen directeur van 8 september 2022 houdende de goedkeuring van archivering in digitale registers per 1 januari 2023 voor notulen gemeenteraad, raad maatschappelijk welzijn, college van burgemeester en schepenen, vast bureau en subcomité woonzorg.