2024_CBS_00199 - Organisatiebeheersing - Procedure aanpassen en vaststellen meerjarenplan - Goedkeuring

College van Burgemeester en Schepenen

vr 09/02/2024 - 10:30 Schepenlokaal

Goedgekeurd

Dit besluit handelt over een Herziening van een Meerjarenplan(aanpassing). voor het jaar 2024

Samenstelling

Aanwezig

Koen Sleypen, burgemeester wnd.; Theo Snijkers, schepen; Roberto Prata, schepen; Pieter Indemans, schepen; Ingrid Erlingen, schepen; Patrick Doumen, algemeen directeur

Verontschuldigd

Sofie Vandeweerd, burgemeester; Kelly Issaris, schepen

Secretaris

Patrick Doumen, algemeen directeur

Motivering

Juridische context

Artikel 56 van het decreet over het lokaal bestuur bepaalt de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.
Het bestuursdecreet van 7 december 2018, inzonderheid de bepalingen betreffende actieve en passieve openbaarheid.
De wet van 29 juli 1991 houdende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen.
Artikel 257§ 1 van het decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat het meerjarenplan minstens een keer per jaar wordt aangepast, waarbij in elk geval de kredieten voor het volgende boekjaar worden vastgesteld. Als dat nodig is, kunnen daarbij ook de kredieten voor het lopende boekjaar worden aangepast. Daarnaast kan het meerjarenplan, als dat nodig is, ook worden aangepast om alleen de kredieten voor het lopende boekjaar aan te passen.

Feitelijke context

Het lokaal bestuur Dilsen-Stokkem heeft een aanpak ontwikkeld om de diensten gestructureerd te laten samenwerken om de meerjarenplanning periodiek actueel te houden. Dat laat toe om de meerjarenplanning als actief werkinstrument te gebruiken om geldstromen op een actieve wijze in te plannen en af te stemmen. De samenwerking wordt telkens geïnitieerd vanuit de financiële dienst. Deze stelt hierbij de vraag aan alle diensten om eventuele wijzigingen/verschuivingen aan het meerjarenplan met motivering door te geven. Ze exporteert hiervoor alle budgetposten met bijhorende financiële gegevens uit de financiële software. Nadien is de financiële dienst in staat een globaal overzicht te consolideren van alle opmerkingen en verschuivingen. Tenslotte wordt het geactualiseerd meerjarenplan op politiek niveau besproken. Op deze wijze creëert het lokaal bestuur een periodieke open dialoogstructuur tussen de financiële dienst, andere diensten en het politiek niveau.

Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van dit stappenplan?

De meerjarenplanning (kerncijfers/indicatoren) is onvoldoende aangepaste aan de gewijzigde behoeften;
De politieke organen en de financiële dienst/directeur beschikken niet over betrouwbare cijfers om gefundeerde beslissingen te kunnen nemen;
Het risico op het maken van onnodige kosten;
Diensten zijn onvoldoende op de hoogte van het belang van vlotte informatiedoorstroming naar de financiële dienst/directeur.

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

We stellen met een aanpassing van het meerjarenplan de beginkredieten voor 2025 nog in 2024 vast vóór de installatie van de nieuwe raad.

Procedure aanpassen en vaststellen meerjarenplan:

We houden rekening met de algemene regel van behoorlijk bestuur om in het jaar van de verkiezingen geen “nieuw beleid” in ons meerjarenplan te integreren. Bijgevolg zal er geen rondvraag bij de diensten komen in 2024;
De financiële dienst verzamelt alle actuele gegevens (leningen, personenbelasting, onroerende voorheffing, …) en legt de financiële gevolgen voor aan het politiek niveau;
De aanpassing van het meerjarenplan vertrekt naar de leden van de GR en de leden van het MT (01/11/2024);
De GR behandelt de aanpassing van het meerjarenplan (timing begin november – 18/11/2024);
De financiële dienst toetst de aanpassingen af met de betrokken diensten (na goedkeuring GR).

Artikel 2

Het college van burgemeester en schepenen hecht goedkeuring aan de procedure aanpassen en vaststellen meerjarenplan.